O que fazer com documentos abandonados nos escritórios de contabilidade?

Sabe aquele cliente que abre mão dos seus serviços, seja porque fechou a empresa, porque mudou de Contador ou por algum outro motivo que ele nem se deu ao trabalho de te explicar, mas que deixou uma série de documentos no seu escritório? Casos de abandono de documentação são frequentes nas empresas contábeis – a dúvida que fica é o que fazer com eles?

O Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo – CRCSP explica aos Contadores que, nestes casos, de acordo com a legislação em vigor, a guarda de documentos é de exclusiva responsabilidade do contribuinte, ou seja, do cliente.

“Desta forma, o contabilista não deve trazer para si a responsabilidade da guarda de documentos, seja por liberalidade ou por contrato”, orienta a entidade.

Quando os documentos foram abandonados nas dependências do escritório, o Contador deve notificar o empresário, por meio de cartório de títulos e documentos, solicitando que, no prazo de trinta dias, estes sejam retirados. De acordo com o CRCSP, se não houver o devido retorno, ou mesmo quando não houve sucesso na entrega da notificação, o Contador deve fazer uma publicação em jornal de grande circulação nos mesmos termos da notificação.

Se ainda assim, não aparecer ninguém para pegar os documentos, o Contador deve depositá-los em juízo, para se precaver de eventuais responsabilidades. E infelizmente, tudo isso gera custo ao Contador.

Tal situação mostra mais uma das vantagens do uso da certificação digital e da assinatura de documentos à distância: o envio da documentação ao ex-cliente é mais prático e seguro, sem o risco da perda deste material. Isto facilita tanto o Contador quanto o contribuinte. Contador, se este for o seu caso ou de algum colega seu, você já sabe como agir.

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