Empreendedores e empresários já sabem que o Certificado Digital é essencial para a operação e crescimento do negócio. Afinal, ele facilita a rotina e viabiliza toda a tramitação contábil, além de funcionar como a assinatura de próprio punho, permitindo a formalização de documentos, sem papel e caneta, a qualquer hora e lugar – com validade jurídica.
Legal. Mas, como comprar o Certificado? Como se trata da identidade digital de Pessoas Físicas e Jurídicas, o processo de compra inclui a solicitação e a apresentação dos documentos (validação) que comprovem as informações do pedido. Assim, não é raro surgirem dúvidas. Entre elas, a mais corriqueira é a diferença entre Representante Legal e Responsável Legal. Para sanar essa questão, vamos explicar o que cada um desses termos significa.
Por que há tanta confusão?
Tanto as Pessoas Físicas, como as Jurídicas podem obter o Certificado Digital. Quando se é uma Pessoa Física, sabe-se que ela é a responsável pelo Certificado e, portanto, a única que pode emiti-lo, renová-lo ou cancelá-lo. No entanto, quando é uma empresa (Pessoa Jurídica) que solicita o Certificado, surge a dúvida: o titular é o Representante Legal ou o Responsável Legal?
Titularidade do Certificado Digital
Antes, uma pausa: de acordo com a ICP-Brasil, toda Pessoa Física ou Jurídica, que esteja inscrita no Cadastro de Pessoa Física (CPF) ou Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), pode ter a titularidade de Certificado (e-CPF ou e-CNPJ), desde esteja com o cadastro regular na Receita.
No caso das Pessoas Jurídicas, o titular é a Própria Empresa, seja como dono, sócio ou sócio administrativo. É, portanto, quem representa a empresa diante da Receita Federal e sociedade. que tem o nome cadastrado na Receita, mas ele pode nomear um Responsável Legal para usar o Certificado em nome da empresa. Entenda melhor a seguir!
Representante Legal
O Representante Legal é a pessoa que possui o nome no contrato social da empresa, seja como dono, sócio ou sócio administrativo. É, portanto, quem representa a empresa diante da Receita Federal e sociedade.
É ele, também, que detém poderes para nomear um outro representante legal para realizar tarefas específicas em nome da empresa, como a utilização do Certificado Digital. Esse passo é feito por meio de uma procuração pública que deve ser apresentada no momento da apresentação dos documentos (validação).
Responsável legal
O Responsável Legal de uma Pessoa Jurídica não necessariamente precisa ser um dos sócios da empresa. Ele pode ser especificado pelo Representante Legal no momento da compra do Certificado. Ou seja: no formulário de solicitação do Certificado que é preenchido no site devem ser inseridos os dados da empresa + o CPF de quem será o Responsável Legal, que precisa estar com sua documentação em dia na base da Receita.
A autorização para que esse Responsável Legal emita o Certificado, será dada no momento da assinatura do Termo de Titularidade, que ocorre no atendimento para a identificação e validação dos dados. Esse atendimento pode ser realizado presencialmente ou por videoconferência e em ambos os casos deverão estar presentes o Representante Legal e o Responsável Legal indicado.
Ambos precisam comparecer juntos na apresentação dos documentos?
Sim, precisam! Lembrando que o Representante Legal é o responsável pela empresa e o Responsável Legal é aquele previsto em procuração para uso do Certificado Digital.
Como fazer uma procuração pública para uso Certificado Digital?
A procuração original, bem como a segunda via, somente será aceita pela Autoridade Certificadora se tiver sido emitida até 90 dias antes da data da apresentação dos documentos do Certificado Digital, e nela deve estar especificados os poderes para o representante atuar perante à ICP-Brasil.
Vale ressaltar que a apresentação da procuração não elimina a necessidade do comparecimento do Representante Legal no momento da apresentação dos documentos.
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