10 perguntas e respostas sobre a RAIS

Veja  as 10 perguntas e respostas sobre a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS.

1) O que é a RAIS?

A RAIS é um instrumento utilizado pela administração pública para recolher dados sobre o mercado de trabalho brasileiro e, assim, fornecer informações relevantes para a elaboração de estatísticas do trabalho.

Os dados coletados são indispensáveis para dar norte à legislação trabalhista, ao controle dos registros do FGTS e dos trabalhadores que possuem direito ao abono salarial do PIS/PASEP, além de ser um importante insumo para estudos técnicos atuariais e estatísticos.

2) Quem deve declarar?

Estão obrigados à declarar a RAIS as seguintes pessoas:

• todos os inscritos no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), mesmo que elas não possuam nenhum empregado. No caso de não possuir empregados ou estar com suas atividades paralisadas no decorrer do ano-base, a pessoa jurídica está obrigada a declarar a RAIS Negativa;

• todos os empregadores, conforme determina a legislação trabalhista em vigor;

• as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive aquelas empresas públicas que estão domiciliadas no Brasil, possuindo ou não registro perante as Juntas Comerciais, Ministério da Fazenda, Secretaria de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;

• empresas individuais, mesmo as que não possuírem empregados, aplicando-se as regras descritas no primeiro item;

• cartórios extrajudiciais;

• consórcios de empresas;

• empregadores pessoas físicas nas áreas urbanas, autônomos e profissionais liberais, que mantiverem empregados no decorrer do ano-base;

• todos os órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, incluindo-se as fundações;

• condomínios e sociedades civis;

• empregadores rurais pessoas físicas que mantiverem empregados no decorrer do ano-base;

• quaisquer filiais, sucursais, agências, representações ou qualquer outra forma de entidade vinculada às pessoas jurídicas domiciliadas no exterior.

3) Quem deve estar relacionado na RAIS?

Devem ser indicados na obrigação todos os empregados contratados por empregadores, sejam eles pessoa física ou jurídica, sob o regime estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), com contrato de trabalho por prazo indeterminado ou determinado, inclusive aqueles contratados a título de experiência.

Além desses, devem ser relacionados os seguintes:

• servidores públicos da administração direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações;
• trabalhadores avulsos que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem qualquer vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória de um órgão gestor de mão de obra;
• empregados dos cartórios extrajudiciais;
• trabalhadores temporários;
• diretores sem vínculo empregatício, para os quais a empresa tenha optado pelo recolhimento do FGTS;
• servidores públicos não efetivos, que são aqueles demitíveis ou admitidos por meio de legislação especial e que não são regidos pela CLT;
• trabalhadores rurais;
• aprendizes, maiores de 14 anos e menores de 24 anos;
• trabalhadores e servidores licenciados, cedidos e/ou requisitados;
• dirigentes sindicais.

4) Quem não deve estar relacionado na RAIS?

Há algumas exceções quanto às pessoas que devem ser relacionadas na RAIS, são as seguintes:

• profissionais autônomos, eventuais, cooperados ou cooperativados;
• diretores sem vínculo empregatício para os quais não há recolhimento do FGTS;
• ocupantes de cargos eletivos;
• estagiários;
• empregados domésticos.

5) Como declarar?

Para os estabelecimentos que possuírem vínculos empregatícios ao longo do ano-base, é necessário, obrigatoriamente, fazer a declaração da RAIS por meio do Gerador de Declaração RAIS – GDRAIS, disponível no portal do Ministério do Trabalho.

A entrega do GDRAIS pode ser feita a partir do preenchimento e envio imediato ou por meio de um arquivo previamente salvo no disco rígido da empresa e posteriormente enviado — sendo que essa entrega somente é possível pela internet.

O software GDRAIS tem como objetivo a geração da declaração, a análise do arquivo preenchido, a fim de encontrar e apontar erros e inconsistências, e sua posterior transmissão e validação.

Já as empresas que não possuírem vínculos empregatícios no ano-base declarado, devem preencher a RAIS Negativa Web por meio de formulário próprio que também está disponível no portal do Ministério do Trabalho.

6) Como proceder caso uma empresa encerre suas atividades?

Na hipótese de encerramento das atividades da empresa no ano subsequente, é possível antecipar o preenchimento e o envio da RAIS utilizando o programa referente ao ano-base. Por exemplo, caso a empresa encerre suas atividades em 2016, ela pode antecipar o envio da RAIS 2016 utilizando o GDRAIS de 2015. Nesse caso, devem ser preenchidas e enviadas as RAIS de ambos os períodos.

É indispensável fazer constar a data de encerramento das atividades, a data de desligamento dos funcionários, bem como a data de transmissão da RAIS.

7) Há necessidade de utilizar a Certificação Digital?

Conforme estabelecido pela legislação vigente, somente os empregadores com a partir de 11 funcionários devem utilizar o Certificado Digital, padrão ICP-Brasil, para o envio da RAIS.

O Certificado Digital tem como objetivo assegurar a autenticidade das informações declaradas, bem como garantir a segurança, confiabilidade e integridade dos dados constantes da RAIS, pois é por meio do Certificado Digital que se torna possível averiguar a identidade do usuário que está transmitindo a obrigação.

As empresas que ainda não possuem o documento eletrônico devem solicitá-lo a uma Autoridade Certificadora (AC) habilitada a emiti-lo no padrão ICP-Brasil. Mas não é só isso. Como faz parte do processo de aquisição comparecer ao Ponto de Atendimento da AC para a apresentação da documentação obrigatória, é importante levar em consideração a capilaridade da Autoridade Certificadora na hora de comprar o Certificado.

A Certisign, que trouxe a Certificação Digital para o Brasil há 18 anos e, hoje, é a líder do segmento da América Latina, está habilitada a emitir no padrão ICP-Brasil e ainda oferece mais de 1.400 Pontos de Atendimento. Além disso, o solicitante tem a possibilidade de contratar o serviço de validação externa do Certificado Digital. Isso significa que a empresa vai até onde o cliente desejar para que seja realizada a apresentação da documentação e a emissão do Certificado. No site, é possível comprar o Certificado e solicitar este serviço: www.certisign.com.br.
8 ) Como comprovar o envio da RAIS?

A cada arquivo enviado, é emitido um protocolo de entrega por meio do programa GDRAIS, que contém o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA). Este pode ser impresso e arquivado pela empresa. Esse protocolo é indispensável para ter acesso ao Recibo de Entrega da RAIS, que será disponibilizado em cinco dias úteis após a entrega da declaração. O acesso é feito na área Impressão de Recibo no portal do Ministério do Trabalho.

Para acessar o recibo é necessário inserir o número do CREA, o número do CNPJ e do CEI, esse último obrigatório para os canteiros de obras.

9) Qual é o prazo para envio?

O prazo para transmissão da RAIS em 2015, referente ao ano-base 2015, tem início no dia 20 de janeiro de 2015 e termina no dia 20 de março de 2015, conforme estabelecido pela Portaria 10/2015.

10) Há aplicação de multa?

Caso ocorra atraso na entrega da RAIS, a empresa está sujeita a uma multa a ser cobrada a partir de R$425,64, acrescidos de R$106,40 por bimestre de atraso, a contar da data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, o que ocorrer primeiro.

É importante saber, no entanto, que o pagamento da penalidade não isenta o empregador de ter que enviar o arquivo, ainda que fora do prazo.

Fonte: Blog Sage com informações Certisign

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