No dia 30 de novembro comemora-se o dia do síndico, ao contrário do que muitos pensam, ser síndico em prédios residenciais ou comerciais dá um trabalho enorme. São tantas as coisas que ele precisa ficar de olho e gerenciar, que muitas administradoras de condomínios optam por um síndico profissional, onde é pago um salário para que todas as tarefas do empreendimento sejam executadas a contento e, tão importante quanto, evitar processos contra o síndico por parte dos condôminos.
Confira 12 situações em que o síndico deve ficar atento para evitar problemas com a justiça:
1 – Obra em unidade afeta estrutura do condomínio
Risco: síndico ser responsabilizado por desabamento, acidente ou abalo na estrutura.
Mesmo a reforma ocorrendo dentro da unidade, cabe ao síndico a responsabilidade de cobrar do morador a documentação necessária que comprove que a intervenção não irá afetar a estrutura da edificação. A boa notícia é que, com o advento da NBR 16.280, ficou mais simples para o síndico cobrar do morador que está fazendo benfeitorias na sua unidade um projeto que o permita acompanhar a obra.
Também de acordo com a revisão da norma, a responsabilidade pela alteração efetuada dentro da unidade passa a ser do morador e do engenheiro ou arquiteto que o acompanha. Mesmo assim, isso não exime o síndico da responsabilidade de cobrar a documentação.
Como evitar o problema: saber e comunicar e orientar todos moradores sobre as regras para execução de obras dentro das unidades e fiscalizar é fundamental. E, o mais importante, cobrar a documentação de acordo com o que pede a NBR 16.280.
2 – Perda de garantia da construtora
Risco: prejuízos financeiros e desgaste para o síndico em função da perda de garantia.
Quando o condomínio é novo, o síndico recebe da construtora o manual de manutenção das áreas comuns.
O documento prevê, além de informações básicas como prazos de garantias, a periodicidade em que devem acontecer as manutenções preventivas em tudo que está nas áreas comuns, como bombas, elevadores, portões, fundação do condomínio. etc.
Se esses cuidados não forem tomados, é bem provável que, quando acontecer algo, a construtora irá questionar se há responsabilidade naquela situação.
Como evitar o problema: assim que o condomínio for entregue, contratar um laudo técnico de uma empresa especializada para atestar as condições de todos os itens entregues pela construtora, e que os problemas elencados pelos moradores e síndico são, realmente, de responsabilidade da construtora.
3 – Não pagamento de encargos sociais de funcionários
Riscos: esse tipo de não-pagamento pode ser um problema e tanto para o síndico futuramente, sejam os funcionários do condomínio ou terceirizados.
O condomínio será obrigado a pagar esses atrasados mesmo em caso de funcionários terceirizados, o que pode chegar a somas consideráveis, dependendo do tempo que o recolhimento não foi feito corretamente.
Como evitar o problema: acompanhando de perto esses pagamentos. É fundamental que se peça, mensalmente, à administradora os comprovantes desses repasses – ou, no máximo, a cada três meses. No caso de empresa terceirizada, o ideal é que o pagamento mensal esteja atrelado à comprovação da contribuição desse tipo de encargo.
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4 – AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) vencido
Riscos: síndico pode responder civil e criminalmente, caso aconteça uma morte ou algo mais trágico. Além disso, há também o risco de não pagamento de indenização por parte da seguradora, em caso de sinistro.
Por isso, é muito importante que o síndico esteja sempre em dia com o AVCB.
Em diversos estados se pede um AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), ou documento similar. No Rio de Janeiro esse documento é mais conhecido como Certificado de Aprovação do Corpo de Bombeiros.
O prazo de renovação pode mudar de região para região. Geralmente varia entre 3 e 5 anos.
Estar com esse documento em dia já é um ótimo indício que diversos outros itens estão em ordem, como o para-raios, sistemas de combate ao incêndio e as instalações de gás, por exemplo.
Como evitar o problema: não deixar o AVCB vencer. Se o documento estiver vencido, o síndico deve, o quanto antes, fazer um levantamento do que precisa ser feito e executar a regularização. Há empresas no mercado especializadas nesse tipo de levantamento e orientação.
Caso esteja vencido há muito tempo, é provável que a regularização envolva um custo elevado. Nesse caso, deve-se convocar uma assembleia para aprovação do investimento. O quórum necessário é pela maioria dos presentes.
Como a não regularização envolve um risco muito elevado para o síndico – afinal, ele é o responsável civil e criminalmente pela edificação, é muito importante que o síndico saiba explicar a gravidade da situação aos condôminos para que o processo seja aprovado em assembleia.
5 – Playground sem manutenção em dia
Risco: além do risco de uma criança se machucar, a responsabilidade pode cair sobre o síndico.
A NBR 16071 é a norma que fala sobre os cuidados que devem ser dispensados ao playground do condomínio.
O síndico pode ser responsabilizado caso uma criança se machuque no local, caso o mesmo não esteja com a manutenção em dia e enquadrado na norma.
Como evitar o problema: realizando inspeção de rotina e efetuando a manutenção corretamente. Se necessário, aprovar, em assembleia, a execução da melhoria de adequação à norma.
6 – Elevador sem manutenção em dia
Riscos: em casos de negligência ou imprudência na manutenção que gerem acidentes ou danos ao equipamento, o síndico pode ser responsabilizado.
Um elevador despencar com passageiros pode causar ferimentos graves e até morte. Da mesma forma, se o equipamento parar com passageiros dentro e o resgate não for feito por uma pessoa habilitada, acidentes e risco de morte também podem ocorrer.
Como evitar o problema: o elevador é um dos meios de transporte mais seguros do mundo. Porém, para funcionar bem assim, pede um acompanhamento de uma empresa especializada.
Uma boa empresa de manutenção (ou manutenção e conservação), devidamente certificada, deve auxiliar o síndico nesse caso – e é a mesma quem responde pelo estado do equipamento.
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7 – Vazamento de gás nas unidades
Riscos: da mesma forma que os elevadores, em casos de negligência na manutenção da rede de gás, que gerem acidentes ou danos à estrutura da edificação, o síndico pode ser responsabilizado.
O síndico deve estar atento à manutenção e não ser omisso em caso de ocorrência de vazamento. Em se tratando de qualquer vazamento, o síndico deve agir imediatamente chamando a concessionária ou prestador de serviço certificado e habilitado para o reparo.
Como evitar o problema: Inspecionar o sistema de gás do condomínio é obrigatório apenas quando o local está renovando o seu AVCB. Nesse momento, o Corpo de Bombeiros pede um laudo, de um engenheiro, com ART, explicitando que está tudo dentro da NBR 15.526/2007 da ABNT.
Mesmo sem a obrigação de fazer um check-up anual no sistema de gás, muitos síndicos tomam essa iniciativa buscando cercar o condomínio de segurança. Importante frisar que a empresa contratada deve ser autorizada pela concessionária de gás da região para efetuar esse tipo de serviço.
8 – Manutenção dos equipamentos contra incêndio
Riscos: O condomínio passar por uma situação de fogo e não contar com extintores, pois os mesmos estavam descarregados, por exemplo, é uma falha gravíssima. O seguro pode não querer pagar os danos causados e, se um morador se sentir prejudicado ou se acidentar, pode entrar com uma ação contra o condomínio e, posteriormente, contra o síndico.
Como evitar o problema: realizar a manutenção (anual ou semestral – saiba mais aqui) dos equipamentos de combate a incêndio com uma empresa certificada pelo Inmetro.
O síndico também deve passar para o zelador um check-list de itens a serem averiguados periodicamente. A verificação dos extintores, e de outros itens de segurança, deve estar contemplada. Caso seja verificado que há unidades vazias, o síndico deve providenciar o recarregamento imediato.
9 – Acidentes com funcionários
Risco: ações judiciais e pagamento de indenizações
Acidentes com funcionários no condomínio podem ser um grande problema para o síndico, principalmente se os mesmos não passaram por treinamento adequado para executar suas funções.
Um acidente que pode parecer simples, como uma queda durante a limpeza, pode afastar o colaborador do seu posto por meses, e, inclusive, deixar sequelas para o resto de sua vida.
Nesses casos, o condomínio pode ser condenado a pagar uma indenização ao funcionário. Caso o síndico não conte com seguro de responsabilidade civil, os moradores serão chamados a se cotizar para pagar a indenização.
Como evitar o problema: a primeira medida é treinar os colaboradores para as funções, caso sejam próprios, ou cobrar reciclagens periódicas caso sejam terceirizados.
No caso de empresas contratadas, exija, em contrato, seguro contra acidentes e outro de vida para os funcionários que irão trabalhar no condomínio.
A CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) é obrigatória para condomínios com mais de 51 funcionários. Para condomínios com menor número de funcionários, o síndico deve mandar apenas um colaborador para o curso.
Também é importante cobrar que usem os EPI’s (equipamentos de proteção individual) sempre, sem exceção. Essa supervisão cabe ao zelador ou gerente predial.
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10 – Acidentes com moradores
Riscos: moradores acidentados podem processar o condomínio
Os acidentes com moradores em áreas comuns do condomínio, assim como os com funcionários, não podem ser evitados totalmente.
Entretanto, o que o síndico pode fazer é diminuir ao máximo sua responsabilidade em situações desse tipo.
Como evitar o problema: aqui, o síndico deve sempre manter as áreas comuns de acordo com as normas de segurança. Itens de combate a incêndio, sinalização de vidros, pisos antiderrapantes, corrimãos, entre outros, devem estar sempre com a manutenção em dia.
Usar sinalização de piso molhado ou escorregadio, obras, etc. também é extremamente recomendável.
11 – Uso indevido dos fundos de reserva do condomínio
Risco: dificuldade de controle financeiro, rombos nas contas, acusações de má gestão e ações judiciais
Usar fundos e outros investimentos do condomínio para tampar buracos da arrecadação ordinária pode gerar problemas para o síndico.
O gestor pode, sim, se utilizar daquele caixa para sanar alguma outra emergência, como um elevador queimado. Entretanto, nesse caso, o uso parcial ou total do fundo deve ser reposto e, para deixar tudo claro aos condôminos, também deve ser ratificado em ata na próxima assembleia.
Como evitar o problema: se atentando sempre à destinação de cada fundo. Como há fundos que devem ser pagos por proprietários e outros por inquilinos, é fundamental que os mesmos sejam usados de acordo com o fim para que foram criados.
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12 – Digitalizar e gerenciar os contratos do condomínio
Risco: o excesso de papeis pode causar uma desorganização dos contratos do condomínio, dificultando sua localização sempre que necessário.
Como evitar o problema: o Certificado Digital da Certisign elimina uma série de burocracias, economiza em papel e ainda traz agilidade para gerenciar documentos (como contratos, atas e notas fiscais) de forma totalmente segura.
Além disso, outra boa notícia é que agora os contratos (atas) também podem ser assinados digitalmente e com validade jurídica. Para isso é muito simples: basta que cada um tenha um Certificado Digital e acesso ao Portal de Assinaturas. Veja como seria na prática:
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Fonte: Sindiconet com edições Certisign
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