Cuidados que o Contador deve ter com transferência de clientes
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Você sabe quais documentos exigir quando for atender a uma empresa que já tinha um Contador antes de você? E quais são os materiais que você precisa entregar caso seu cliente mude de Profissional da Contabilidade?
A presidente do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo – CRCSP, Márcia Ruiz Alcazar, explica ao Clube do Contador como proceder no tocante à transferência de clientes da carteira do Contador.
Márcia Ruiz Alcazar – Presidente do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo – CRCSP
Quais documentos um Contador deve passar ao seu sucessor, ou mesmo ao seu cliente, quando deixar de atender uma determinada empresa?
O Profissional da Contabilidade deve observar a Resolução CFC n° 987/2003, que regulamenta a obrigatoriedade do contrato e distrato de prestação de serviços contábeis.
Toda documentação relacionada à empresa (cliente), decorrente dos serviços estabelecidos em contrato entre as partes, deve constar em protocolo especifico ou estar descrita em cláusula própria do distrato contratual.
As informações complementares relacionadas à memória de cálculos, banco de dados, consulta a sistemas de propriedade do profissional da contabilidade devem ser fornecidas apenas se estiverem vinculadas no contrato estabelecido entre as partes.
Quais os cuidados que os profissionais devem ter na transferência de responsabilidade técnica?
O Código de Ética Profissional em seu artigo 2º (Deveres do Profissional da Contabilidade), inciso VII – estabelece: “se substituído em suas funções, informar ao substituto sobre fatos que devam chegar ao conhecimento desse, a fim de habilitá-lo para o bom desempenho das funções a serem exercidas”.
Desta forma, recomenda-se a elaboração de um documento elencando os detalhes necessários para que o profissional que está assumindo a responsabilidade técnica tenha condições de dar andamento aos trabalhos e onde ficará delimitada a cessação e início das responsabilidades técnicas de cada profissional.
Por sua vez, na elaboração do Distrato do Contrato de Prestação de Serviços, conforme determinada a Resolução CFC 987/2003, deve ser detalhado o período de início e o de termino das responsabilidades, inclusive anexando o protocolo de documentos que demonstrem o atendimento as obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis, sempre de acordo com a especificação dos serviços que foram contratados e as responsabilidades que devem ser assumidas pelo profissional que está sendo nomeado responsável técnico.
Algumas sugestões de dados que podem fazer parte desse documento são:
Período de vigência da relação;
Histórico das opções/ regime tributário;
Controle das obrigações acessórias (competência, data de entrega, situação: regular/ necessárias retificação/pendente por falta de informação);
Existência de fato relevante (ativos ou passivos inconsistentes, situação das conciliações patrimoniais);
Posição da conta corrente fiscal (certidões negativas ou certidões pendentes);
Validade da procuração digital em seu poder;
Situação dos honorários profissionais quitados, a vencer ou dos vencidos;
Demais informações que merecerem destaque.
E quanto ao profissional da contabilidade que começar a atender uma empresa que anteriormente trabalhava com outro Contador, quais documentos ele precisa pedir ao seu antecessor antes de começar efetivamente a atuar?
A relação sempre deve ser com o cliente, haja vista que o vínculo contratual não é com o Contador anterior. Caso seja necessário um contato direto é importante que o cliente sempre autorize por escrito o profissional anterior a prestar informações ao profissional atual.
Ao cliente recomenda-se solicitar para início da relação contratual:
Substabelecimento de procuração eletrônica – Certificação Digital;
Senhas de acesso de sites, como Receita federal, Prefeitura Municipal, Sefaz, Previdência Social, FGTS, e-Social, entre outras;
Ato societário para que seja procedida uma consulta fiscal com objetivo de identificar coerência ou divergências de enquadramento fiscal, como também ser confirmada a estrutura do capital social (participação de sócios, valor subscrito e valor integralizado). É comum a empresa estar com seu cadastro público divergente e essa pode ser uma boa oportunidade para o novo profissional prestar uma consultoria de regularização cadastral;
Última guia paga de todos os impostos;
Contribuições e respectivas memórias de cálculo;
Guias de contribuição sindical e respectivas convenção ou acordo coletivo;
Fichas de registro, livro de empregados ou e-social;
Informação sobre existência / critérios de banco de horas e posição;
Controle doa benefícios concedidos aos empregados;
Valor estabelecido como pró-labore a cada sócio; Controle de férias dos empregados;
Contrato de trabalho utilizado para empregados com menos de 10 salários e com mais de 10 salários;
Programa de saúde e medicina ocupacional e controle de atestados médicos (ASO);
Perfil das variáveis movimentadas e descontos padrões na folha de pagamento;
Informação sobre situação do perfil fiscal (débitos existentes, composição parcelamento em andamento, composição dos créditos acumulados);
Declaração do valor mensal de faturamento e do total da folha de pagamento e seus respectivos encargos (INSS e FGTS) dos últimos 12 meses;
Estrutura de plano de contas, do centro de resultados e de custos;
Indicadores de desempenho utilizados ou desejados;
Posição clientes e fornecedores (vencidos e a vencer);
Estrutura de produtos, tipos de serviços, operações fiscais e perfil de participantes (clientes e fornecedores) movimentados no ano em curso;
Posição do estoque do último mês (inventário atualizado);
Conjunto completo das demonstrações financeiras (balanço patrimonial, DRE, DMPL, DFC) e nota explicativa correspondente;
Relatório da última auditoria independente realizada;
Carta de responsabilidade da administração.
Lembre-se que um seguro de responsabilidade civil pode ser um instrumento de proteção contratual e mitigação de risco profissional.
Se o Contador se negar a entregar algum documento, a quais penalidades ele está sujeito?
No âmbito da legislação da profissão contábil a retenção abusiva de documentos caracteriza infração disciplinar e ética, sendo sempre assegurado ao profissional o direito ao contraditório e ampla defesa. Se condenado, poderá ser aplicada a pena disciplinar de multa e a pena ética.
As penas disciplinares variam de uma a cinco anuidades e a pena ética poderá ser: advertência reservada ou Censura Reservada ou Censura Pública, sendo que na fixação da pena serão considerados os antecedentes profissionais, o grau de culpa, as circunstâncias atenuantes e agravantes e as consequências da infração.