Dicas de utilização do WhatsApp nos escritórios de advocacia

O WhatsApp se tornou um meio muito popular de comunicação que traz agilidade e praticidade para o dia a dia. Por este motivo, muitas pessoas passaram a utilizar o aplicativo com fins profissionais. De olho nesta tendência, o Facebook (detentor da marca) criou a versão WhatsApp Business para ser usada para objetivos profissionais.

Esta versão traz diversas facilidades e também pode ser uma interessante ferramenta para advogados e escritórios na comunicação com seus clientes. No entanto, é importante estar atento para algumas dicas a fim de evitar a utilização indevida e até mesmo atentar contra o Código de Ética da OAB. Confira:

WhatsApp nos escritórios de advocacia

1 – Separe a conta pessoal da profissional

Como dito anteriormente, já existe a ferramenta WhatsApp Business e é esta a opção que deve ser utilizada para fins profissionais. Por meio dela, é possível criar mensagens automáticas de resposta para comunicações que chegam fora do horário de expediente. Também existe a possibilidade de se passar o controle desta ferramenta para um assistente, por exemplo, que pode gerenciar as mensagens e direcioná-las de forma adequada, marcar reuniões e até mesmo filtrar alguns temas que não devem ser respondidos via aplicativo.

Ou seja, mesmo que seja necessário ter dois aparelhos ou um dual chip, um número exclusivo do escritório é a forma mais recomendada de se utilizar a ferramenta.

2- Combine as regras com seu cliente

Nem todos os assuntos devem ser tratados via WhatsApp. Temas muito importantes e troca de documentos, por exemplo, não são recomendados, porque se algo acontecer com o aparelho e não houver um backup das informações, tudo pode ser perdido.

Além disso, é vetado pela OAB as consultas via aplicativo, pois a mesma julga não ser possível o entendimento completo dos temas à distância. Outro ponto é que, sem marcar uma reunião presencial com o advogado, pode ser bem mais difícil que o profissional possa cobrar seus honorários de forma justa.

Assim, é imprescindível combinar as regras de utilização com o cliente, tais como horário de atendimento e quais assuntos podem ser tratados pelo aplicativo (por exemplo agendamento de reuniões presenciais, dúvidas sobre processos que já estão em andamento, entre outros assuntos corriqueiros, que podem ser agilizados pelo uso do WhatsApp).

3- Cuidado redobrado no dia a dia

Que atire a primeira pedra quem nunca mandou uma mensagem por engano para algum contato no WhatsApp. Isso é algo comum e, quando acontece com nossos amigos, basta um pedido de desculpas. No entanto, quando se trata de um cliente, é uma questão muito mais delicada. Desta forma, é preciso atenção redobrada para tudo que é enviado pelo aplicativo de forma profissional e evitar este meio de comunicação quando se está com pressa. O envio de um arquivo errado pode ser suficiente para manchar a reputação do seu escritório.

4- Configure mensagens automáticas

A versão Business oferece este recurso e recomendamos que seja utilizado. É possível configurar este tipo de mensagem, por exemplo, quando uma dúvida do cliente seja enviada no aplicativo fora do horário de expediente, por exemplo. Ou então para que o cliente saiba que você recebeu a mensagem, mas que a responderá em outra hora. Isso evita que o advogado acabe trabalhando fora do seu horário ou que o cliente ache que o profissional esta à disposição a qualquer momento por disponibilizar esta ferramenta de contato.

Essa são dicas muito importantes para que os advogados possam aproveitar de forma positiva o WhatsApp para agilizar o dia a dia e se comunicar com eficiência sem prejudicar seu negócio ou infringir regras.

5- Portal de Assinaturas para Advogados

E que tal facilitar ainda mais suas tarefas? Conheça o Portal de Assinaturas Certisign para Advogados. Com esta ferramenta você pode assinar seus documentos online com rapidez e segurança. Tudo o que for assinado por ele tem validade jurídica assim como a sua assinatura manuscrita. Veja como é fácil:

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