Dicas para melhorar a comunicação do escritório contábil e com o cliente

Será que para ser Contador é necessário apenas tirar nota 10 em matemática, álgebra e estatística? É óbvio que não! Hoje, para exercer a profissão, é preciso não só achar os resultados, mas também interpretá-los, compreender as repercussões e o que esses resultados significam no dia a dia das pessoas, empresas, governos e terceiro setor. Neste sentido, a comunicação desponta com grande destaque.

Como o Contador precisa se comunicar diariamente com seus clientes, público interno, fornecedores e comunidades à sua volta, deve fazer dessa competência sua grande aliada. Para sobreviver neste ambiente cada vez mais concorrido e competitivo e manter um bom relacionamento com todas as pessoas é fundamental se comunicar bem, com clareza, leveza e objetividade, a fim de que as suas ideias e os seus conceitos sejam assimilados.

Mas, o que é, na prática, a comunicação?

A comunicação consiste em um processo que abrange a troca de informações em família, com os amigos ou no ambiente de trabalho. Como dizia o Velho Chacrinha, “quem não se comunica se trumbica”. Tanto na vida pessoal quanto na profissional, devemos atentar para a comunicação considerando-a a mais respeitável competência, pois significa sucesso nos relacionamentos ou perda de oportunidades.

Se o Contador for um gênio nas Ciências Contábeis, extremamente preparado e competente, mas não souber se comunicar de maneira adequada, de nada adiantarão os seus esforços. E, para ajudar os profissionais da Contabilidade neste importante quesito, o Clube do Contador Certisign listou algumas dicas para melhorar a sua comunicação.

DICAS PARA MELHORAR A COMUNICAÇÃO

1) Canal correto:

Será que o WhatsApp é o melhor canal de comunicação para discutir com o cliente sobre as informações atrasadas no tocante ao eSocial? E será que o e-mail é a ferramenta apropriada para argumentar com seu colega um determinado assunto? Você já pensou em usar menos o e-mail ou o WhatsApp e, às vezes, falar pessoalmente ou por telefone com as pessoas? Se quiser documentar o que foi acordado, não há problema nenhum em enviar um e-mail escrito. Por exemplo: “Bom dia, Sr. Diretor Fulano de Tal! Conforme conversamos há pouco pelo telefone, fiquei de lhe enviar o planejamento tributário até a sexta-feira da próxima semana…“.

2) Dizer x Ouvir:

Não é o que dizemos o que importa, mas sim como o nosso “ouvinte” recebe a informação. Assim, torna-se essencial que a pessoa entenda a mensagem. Para isso, a orientação é buscar um feedback do ouvinte sempre, questionando o que ele assimilou, se tem dúvidas, etc.

3) Falar demasiadamente:

Tem quem ache que, para se destacar em uma reunião ou apresentando um curso ou uma palestra, por exemplo, a saída é falar, falar e falar. Resultado: ouvintes cansados e perda da ideia original do discurso. A dica é “pense antes de falar“. Lembrem-se: só as boas ideias realmente destacam as pessoas.

4) Se calar:

Da mesma forma que “quem fala demais dá bom dia a cavalo“, como já diz o ditado popular, se você se calar demasiadamente será visto por seus colegas, clientes e superiores como uma pessoa apática e acanhada. Então, se você acha que tem algo relevante ao debate, exponha as suas ideias de maneira clara e concisa.

5) Nunca interrompa quem está falando:

Nem é preciso dizer que isso é falta de educação, né? Pois bem: quando alguém estiver falando, ouça atentamente e tente compreender ao máximo a ideia do outro. Se caso não concordar com suas convicções, não há problema algum em expor o seu ponto de vista: basta esperar o outro terminar o seu discurso para iniciar a sua opinião quase que de forma neutra, dizendo “entendo o que disse, contudo acho que se trabalharmos com antecedência não perderemos o prazo para a entrega das obrigações acessórias”. Nunca parta para o confronto direto, lembre-se de ser sempre democrático.

6) Ser bom ouvinte:

Não adianta querer ser o único a falar. Além de você ser visto como uma pessoa enfadonha tenha em mente que sua opinião não é a única que deve prevalecer. Escute, deixe os outros exporem suas opiniões. Inclusive, se puder, motive as pessoas ao seu redor a darem seu parecer. Você estará aprendendo bastante!

7) Apontar erros:

Não aponte os erros dos outros, comente sobre os seus próprios erros ou equívocos. Você vai errar e se arrepender. Isso faz parte da vida e pode ser usado de exemplo para que outras pessoas não cometam as mesmas gafes que você cometeu.

8) Argumente:

Não adianta você ter uma opinião e não ter base para escorá-la. O certo a fazer é entender o assunto, estudando-o e tirando dúvidas, e na hora que for transmitir a mensagem, tentar sempre expô-la citando situações, citações e autores.

A comunicação é de fundamental importância para você, Contador, sobreviver e ser uma pessoa bem-sucedida. Invista em você e na forma como se relaciona com os outros e lembre-se que uma boa comunicação te deixará mais integrado, livre, leve e solto…

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