Escritório digital: conheça essa tendência para a advocacia

Arquivos empilhados, documentos importantes desaparecendo no caos do papel e a tela dos terminais repleta de post-its. Esse é um cenário corriqueiro em escritórios que não têm tecnologias otimizadoras.

O escritório digital busca neutralizar exatamente isso, não apenas trazer eficiência e ordem, mas também conservar os recursos naturais. Cada vez mais as organizações estão buscando maior eficiência e sustentabilidade em suas atividades.

Neste artigo, vamos mostrar como o escritório digital agrega valor e otimiza o fluxo de trabalho dentro da área de advocacia. Continue conosco!

O que é escritório digital?

Um escritório digital consiste em adotar um ambiente virtual para modernizar as atividades, trazendo uma rotina dinâmica e flexível. Prestar serviços jurídicos é, normalmente, visto como algo burocrático e extremamente lento. Porém, o avanço da era tecnológica aproximou tanto nas relações pessoais como nas profissionais.

A produtividade e a busca por resultados mais efetivos é o ponto de partida para que advogados revejam suas metodologias de trabalho, a partir de uma visão mais estratégica e atualizada com as melhores prática. Sendo assim, a demanda por soluções tecnológicas é uma saída viável e eficaz dentro de uma ampla visão estratégica de competitividade e continuidade no mercado.

Como esses escritórios funcionam?

Um escritório digital tem seu funcionamento baseado em um conjunto de tecnologias que substituam processos manuais de trabalho. A digitalização entra em cena por meio da TI e sua administração é feita pela adoção de plataformas especializadas em armazenamento e proteção de arquivos eletrônicos. Podemos destacar as seguintes soluções que fazem parte de um escritório digital:

• assinatura digital;
• videoconferência;
• serviço em nuvem.

Os dados são armazenados em um único local, de maneira a facilitar o acesso e evitar retrabalhos. As consultas a processos e requerimentos podem ser feitas com poucos cliques, bem como a catalogação em pastas digitais.

Quais os benefícios?

Menor demanda de espaço

Manter um escritório de advocacia físico exige uma série de tarefas como aluguel de um espaço, compra de equipamentos e serviços. Já que os profissionais envolvidos precisam ter ferramentas de trabalho e local apropriado à sua disposição. Podemos destacar salas de reunião, estações de trabalho, bem como canais para comunicação como telefone, internet etc.

Com o escritório digital, esses custos relacionados a um local físico são reduzidos, pois a virtualização promove a substituição do modo antigo de trabalho. Ou seja, toda a equipe pode ser remanejada para exercer suas atividades de home office, assim como os clientes podem ser atendidos sem se locomover.

Economia de custos com impressoras e material de escritório

Se todos os documentos e e-mails precisarem ser impressos, isso definitivamente custará despesas com papel, toner, compra e manutenção de impressoras. Existem também as pastas e divisórias, armários etc., necessárias para o arquivamento no escritório de advocacia.

Por meio do escritório digital você diminui essas despesas, pois o envio e o recebimento de documentos podem ser feito totalmente online. Isso faz com que os processos não precisem de intermediários como serviço postal ou impressões de cópias. O risco de roubo, extravio e danificação também é reduzido ao máximo.

A comunicação rápida e moderna

O acesso fácil e móvel aos dados armazenados centralmente não é apenas uma vantagem para a equipe corporativa. Também ocorre a otimização do atendimento ao cliente e da comunicação. Advogados e seus representantes de negócios podem acessar todos os dados necessários na interação com o cliente a qualquer momento.

Devido ao perfil crescente de conectividade com a internet por parte dos consumidores, quanto mais moderno for o seu sistema de trabalho, melhor. O escritório digital é uma excelente solução que proporciona maior interatividade com os parceiros e clientes de maneira efetiva e amigável.

Como posso migrar o meu escritório tradicional para um digital?

Faça um planejamento

Na primeira etapa de um escritório digital, é importante reunir todos os documentos em papel. Portanto, um plano para a digitalização subsequente pode ser criado. Por um lado, o planejamento para migração precisa determinar a quantidade de papel a ser digitalizada — sendo excluído desse processo documentos desnecessários.

Como a digitalização é feita em termos de pessoal e tecnologia, a economia de custos com corte de despesas permite o reinvestimento. Isso traz a realocação de recursos, em outras palavras, não há custos extras e, caso ocorram, não serão tão altos.

Digitalize

Este é o momento de digitalizar, para isso, uma equipe externa ou mesmo um provedor de serviços pode ser contratado, caso a quantidade de dados for muito alta. Pense também se vale a pena comprar um novo scanner com a função pull-in (se não estiver disponível), isso porque é fundamental obter uma boa qualidade das digitalizações.

Portanto, preste atenção às configurações corretas, como tamanho, remoção de páginas em branco, resolução etc. O retrabalho manual custa mais tempo do que se criar perfis de digitalização adequados antecipadamente.

Tenha um planejamento administrativo

Depois de digitalizar todos os documentos, a estrutura fica mais eficiente. Obviamente, os documentos em formato eletrônico são pesquisáveis facilmente. No entanto, você deve prestar atenção às palavras-chave apropriadas ao nomear. Uma combinação de data (por exemplo, data de criação ou data da fatura) também é útil, a fim de manter o controle mesmo em anos.

Geralmente, esse aspecto é negligenciado, mas se você deseja usar um escritório de advocacia digital de maneira eficaz, a administração deve estar atenta a todos os detalhes para um bom resultado final.

Organize os arquivos

Certifique-se de arquivar todos os documentos em formato de impressão para questões legais e fiscais. Obviamente, o arquivo deve ser usado apenas em casos excepcionais, tendo em mente os requisitos legais que devem ser atendidos. Portanto, faça uma boa organização desses documentos por categorias específicas e data de validade, por exemplo.

Assim, dada a alta exigência para se manter competitivo no mercado, o escritório digital se mostra uma tendência que está revolucionando a advocacia. Não deixe de avaliar as demandas do seu negócio para implementar ferramentas tecnológicas que agreguem maior eficiência com menos esforço. Lembrando que a proteção de informações é um dos requisitos primordiais para transações digitais.

Agora que você compreendeu como a advocacia está sendo impactada positivamente pelo modelo de escritório digital, assista o nosso vídeo sobre a assinatura digital para advogados. Não perca!