Livro de Registro dos Empregados é substituído pelo eSocial

O governo está cada vez mais fechando o cerco às empresas e suas relações trabalhistas. A última novidade é que quem aderiu ao eSocial, obrigatório desde 8 de janeiro de 2018 para empresas do Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional, pessoas físicas, produtores rurais, entidades sem fins lucrativos e órgãos governamentais, terá de começar a usá-lo para substituir o Livro de Registro de Empregados, o qual tem por finalidade o registro de todos os trabalhadores da empresa, bem como a anotação da vida laboral de cada um, sendo que é obrigatório registrar nele: alteração salarial; férias gozadas; afastamentos; mudança de função; acidentes ou doenças de trabalho.

Importante ressaltar que a Ficha de Registro de Empregados, como também é conhecida, está prevista no artigo 41 da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, que diz: “Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho…”.

Como funcionará a substituição do Livro de Registros pelo eSocial

Portaria

Então, a partir da publicação da Portaria nº 1.195 no Diário Oficial da União de 31 de outubro de 2019, pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, os empregadores são obrigados a registrar todos os dados de seus trabalhadores na folha de pagamento digital.

Como fazer

A opção pelo registro eletrônico se dá por meio do campo “Evento S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público”.

Aqueles que escolherem fazer o registro digital dos empregados poderão começar a inserir os dados no eSocial de imediato. Por sua vez, há quem prefira continuar adotando a “moda antiga”, anotando os eventos em meio físico. Neste caso, a boa notícia é que essas pessoas podem continuar, pelo menos por enquanto, conforme determina a Portaria, que dá o prazo de um ano, apenas, para os empregadores remanejarem seus sistemas. Após os 365 dias passarem, eles terão de adequar os livros e fichas ao eSocial impreterivelmente.

Prazos

As informações de registro devem ser declaradas ao eSocial até a véspera do dia de início da prestação de serviços pelo trabalhador. Sendo assim, o empregado que começar a trabalhar no dia 5, por exemplo, deve ser registrado no sistema até o dia 4.

Além de alimentarem o registro de empregados, as informações do eSocial também abastecerão a Carteira de Trabalho Digital.

Os prazos do eSocial previstos na Portaria são

Até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador:

Número do Cadastro de Pessoa Física – CPF; data de nascimento; data de admissão; matrícula do empregado; categoria do trabalhador; natureza da atividade [urbana ou rural]; Código da Classificação Brasileira de Ocupações – CBO; valor do salário contratual; tipo de contrato trabalhista em relação ao seu prazo, com indicação de término se tratar de contrato com prazo determinado.

Até o dia 15 do mês subsequente ao mês em que o empregado foi admitido:

Nome completo, sexo, grau de instrução, nacionalidade e endereço; descrição do cargo e do salário variável, quando for o caso; nome e dados cadastrais dos dependentes; horário da jornada de trabalho; local de trabalho e identificação do estabelecimento onde ocorre a prestação de serviço; informação de empregado com deficiência ou reabilitado; indicação do empregador para o qual a contratação de aprendiz por entidades sem fins lucrativos está sendo computada no cumprimento da respectiva cota; identificação do alvará judicial em caso de contratação de trabalhadores com idade inferior à legalmente permitida; data de opção do empregado pelo Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS; e informação relacionada a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso.

Até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência:

Alterações cadastrais e contratuais; gozo de férias; afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração não superior a 15 dias; afastamentos temporários; dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque de FGTS; informações relacionadas ao monitoramento de saúde do trabalhador; dados da condição ambiental de trabalho; transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; reintegração ao emprego; afastamento por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, que ocorrerem dentro do prazo de 60 dias do retorno do afastamento anterior pela mesma doença, que tenha gerado recebimento de auxílio-doença; acidente de trabalho que não resulte morte, ou a doença profissional; e informações de desligamento cuja causa dá direito a saque do FGTS.

Certificado Digital

Vale lembrar que para transmitir a Relação Anual de Informações Sociais – Rais, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – Gfip e a Guia da Previdência Social – GPS, os empregadores já têm de fazer uso do eSocial. A partir de janeiro do ano que vem o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – Caged também terá de ser feito exclusivamente folha de pagamento digital.

E, sabendo que para utilizar o eSocial é imprescindível fazer uso de Certificado Digital, a Certisign oferece aos Contadores e seus clientes descontos exclusivos na compra de Certificados. Além de poder participar do Clube do Contador, para saber mais preencha o formulário abaixo.

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