NF-e: o bicho não é tão feio

Em julho, começa uma nova fase na implantação da Nota Fiscal Eletrônica para centenas de empresas em todo o país.  Uma modernização que pode até espantar pela profundidade na esfera econômica do país, e até mesmo pela velocidade relativa dos acontecimentos, mas que não deveria causar dores de cabeça. Afinal, com a implantação da Nota Fiscal ela só tem a ganhar. Confira a seguir a opinião de Francine Nonaka, CEO da Dzyon, em entrevista para o TI Inside.

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“Trabalho há anos com sistemas de suporte a gestão de negócios e, ao longo do tempo, não foi difícil observar como mudanças tributárias inquietam empresas de quaisquer portes ou setores. O temor a alterações nessa área sensível das empresas é compreensível, mas poucas vezes vi reações tão agudas quanto as que muitos gestores vêm demonstrando em relação à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

O curioso é que a nova maneira de gerar documentos fiscais não é um bicho tão feio quanto andam desenhando e, ainda, facilita de fato a vida das empresas. Na verdade, a NF-e é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de registrar, para fins fiscais, operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção do documento pelo Fisco. Para isso, a Secretaria da Fazenda disponibiliza um software pelo qual é possível fazer a transmissão do documento, validação, assinatura e demais processos – porém, tudo de forma manual.

Para empresas que já utilizam algum software de gestão empresarial e que têm grande quantidade de movimentações, o processo manual realmente não é viável. Imagine gerar centenas de notas à mão, digitando dados um a um, validando os vários campos e, por fim, remetendo cada documento fiscal a um cliente. É quase um pedido para que ocorram erros, e aos montes.

Para evitar esse tipo de problema e acelerar o procedimento, já existem no mercado ferramentas para fazer comunicação direta entre software de gestão e a Secretaria de Fazenda (Sefaz). Esses sistemas usam padrões como XML e web services de forma transparente e intuitiva, evitando erros e agilizando o processo como um todo. O resultado é que o trabalho ganha praticidade e, não duvide, é bem mais ágil do que a emissão das velhas notas em papel.

Talvez um dos pontos que justifique o receio com a adoção da NF-e é o prazo de conservação do documento. De fato, o arquivo digital precisa ser guardado tanto pelo emitente quanto pelo destinatário por nada menos que seis anos e, ainda, deve ser apresentado ao Fisco sempre que solicitado. Essa novidade tem causado preocupações já que é pelo menos enorme a responsabilidade de manter incólumes centenas ou milhares de arquivos digitais por período tão longo. Um backup mal feito ou um defeito nos computadores pode levar a perda das informações.

Uma das soluções é a armazenagem das notas em data center, com recursos de redundância e em servidores seguros. Sim, isso pode soar como uma complicação a mais na já nada tranqüila vida contábil das empresas. A verdade, porém, é que a NF-e oferece diversas vantagens – a começar pela liberação da área de armazenagem até então usada para guardar os documentos impressos. Além disso, conservar as NF-e em data center é competitivo em relação aos custos de impressão, envelopamento e postagem das notas em papel. Mais ainda, a transmissão da nota eletrônica para o depósito digital é automática, livrando o gestor de dores de cabeça com esse quesito.

Por enquanto, todas as obrigações legais – como Sintegra, GIA (Guia de Informação e Apuração) e Livros Fiscais, entre outras – continuam valendo. Com o tempo, a tendência é que essas obrigações acessórias sejam também substituídas ou até dispensadas.