O que fazer com as NF-es que ficam no seu correio eletrônico?

Conheça alguns trechos do artigo de Leandro Felizali, diretor da empresa brasileira Vinco – especializada na integração de sistemas e na migração de dados fiscais – e saiba mais sobre o armazenamento dos arquivos digitais:

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já está sendo largamente utilizada no Brasil desde 2009. Mas passados três anos dessa realidade muitas empresas ainda não se atentaram para a importância destes arquivos. Acostumados com a antiga nota fiscal em papel, muitos ainda acreditam que basta guardar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Isso é verdade para as pessoas físicas e empresas que não estão obrigadas a emitir NF-e, mas para todos os demais, pela nova legislação fiscal, o DANFe – como o próprio nome diz – é um “documento auxiliar”. […] Para as empresas obrigadas a emitir NF-e o “documento com validade fiscal” é o respectivo arquivo XML e a legislação exige que esses arquivos digitais sejam guardados por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo fisco. […]

Você pode simplesmente arquivar em sua caixa de e-mails, mas esse procedimento é frágil, pois qualquer problema no seu correio eletrônico provocará a perda desses importantes arquivos. […] O ideal é você salvar esse arquivo em alguma pasta do seu computador e, de preferência, periodicamente, salvar uma cópia externa (pen drive, cd ou DVD) de forma organizada e separado por data. Tudo isso? Infelizmente sim, esse é o procedimento correto. A boa notícia é que já existem softwares disponíveis no mercado que administram e armazenam as notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas. […]

Pense pelo lado positivo e na sustentabilidade, arquivos digitais não ocupam lugar em sua gaveta, economizam papel e reduzem os custos com impressão. E fica o recado: guardem as NF-es emitidas e recebidas para evitar problemas com o fisco!

Fonte: Segs