O RH e a digitalização dos processos

É fato que o uso da Certificação Digital nas empresas de todos os portes tem aumentado gradativamente com o passar dos anos. E quando falamos “empresas” incluímos todos os departamentos, como a área de Recursos Humanos (RH). Entre os motivos estão segurança, agilidade no processo, redução de custos e sustentabilidade.

O Certificado Digital embora seja um velho conhecido do RH por conta do seu uso obrigatório para a tramitação do FGTS e, em breve, o eSocial, ainda não é utilizado com todo seu potencial.

Fernanda Mota é Gerente de Recursos Humanos e de Qualidade da Certisign, a Autoridade Certificadora líder da América Latina

Como a digitalização dos processos ainda é pouco conhecida, arrisco a escrever que muitos profissionais de RH ainda não conhecem todos os benefícios do Certificado nas atividades do dia a dia, desde as mais simples até as mais complexas.

Para se ter uma ideia, é possível autorizar, com validade legal, treinamentos, férias, a troca de horário de trabalho, atualizar as informações sobre salário família, assinar a folha de ponto (menos milhares de folhas de papel por mês), entre outros processos. Tudo sem a necessidade de imprimir as vias dos documentos.

A implementação da Certificação nos sistemas de gestão, como, por exemplo, no workflow, garante processos muito mais ágeis e sustentáveis. Para exemplificar, um fluxo é criado, uma autorização é solicitada e pode ser assinada diretamente na ferramenta com validade jurídica graças à integração da Certificação Digital. De novo, sem a necessidade de impressão e da presença física do signatário.

Só nesse exemplo, economiza-se tempo, dinheiro e contribui-se para a preservação do meio ambiente. E mais, os processos não param por conta da falta de uma assinatura. De qualquer lugar, o tomador de decisão pode autorizar uma ação ou assinar um documento.

Isso mostra que a Certificação Digital promove benefícios para todas as áreas de uma empresa, inclusive a de Recursos Humanos. Por isso, é preciso que os profissionais entendam e percebam as vantagens que a migração dos processos físicos para o digital promove.

Com a tramitação de documentos no meio eletrônico, com certeza, sobrará mais tempo para outras atividades, como o estudo de melhorias para os funcionários, o bem mais precioso de uma empresa. Vale a reflexão.

Como você gerencia o fluxo de documentos da sua empresa? Dê adeus às planilhas e folhas de papel. Conheça o CertiFlow e automatize esse processo. Saiba mais!