Paperless: por que sua empresa deveria deixar o papel para trás

Paperless, não se trata apenas de economia com papel e impressão, e sim de promover a transformação digital do seu negócio.

A grande sacada de um empreendedor de sucesso é simplificar a burocracia de seus negócios para reduzir seus custos operacionais e, assim, ter entregas competitivas. E adotar a filosofia paperless, ou seja, substituir o papel por tecnologia é parte fundamental nesse processo.

Paperless

Até hoje, muito se investiu em tempo e dinheiro com o papel, fazendo com que a assinatura de contratos demorasse até meses, além de demandar estrutura em termos de espaço e equipe preparada para administrar arquivos e buscar informações. No entanto, mesmo com a reciclagem de papel sendo uma atividade já comum no dia a dia das empresas, o processo digital é algo que se tornou obrigatório se você busca vantagens competitivas para o seu negócio.

Digitalização de documentos

A digitalização de documentos da sua empresa, além da digitalização de arquivos eletrônicos. Ambos trazem agilidade aos processos, economiza recursos com gastos de impressão, além de um gerenciamento mais ágil. Sem contar que essa digitalização garante segurança ao eliminar o risco de que documentos sejam extraviados ou danificados. Sem contar a facilidade na busca por informações, que ficam ao alcance de um clique.

Grandes corporações ao redor do mundo já aderiram à tendência do paperless, mas para que funcione plenamente é importante investir em uma boa plataforma de Certificação Digital. Entre os principais benefícios, vale destacar que o uso de um Certificado Digital permite uma assinatura digital com o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita, garantindo a integridade e a autenticidade do documento eletrônico.

Mobilidade

A mobilidade é outra grande vantagem da implantação do Certificado Digital na rotina de milhares de empreendedores, pois permite que os signatários estejam em locais diferentes ao assinar um documento. Conectado à internet, é possível que o titular acesse uma das plataformas de assinatura e valide um contrato ou conceda uma aprovação em questão de minutos.

Sustentabilidade

O Certificado Digital também agrega sustentabilidade ao negócio, evitando o desperdício de papel com a emissão de documentos e, assim, impactando positivamente na redução do desmatamento e na preservação de recursos naturais do planeta.

Encontrar documentos com facilidade

Outro ponto importante para a adoção do paperless é a forma de armazenamento digital, que precisa ser consistente com a quantidade de dados que será gerada ao digitalizar todos os documentos antigos e passar a operar sem papel. Soluções em cloud computing oferecem a segurança de backups diários e acesso remoto.

Nessas horas, o Portal de Assinaturas Certisign simplifica todo o processo de assinaturas de documentos. Você não precisa mais perder incontáveis horas em filas ou vários dias para receber sua via assinada pelo motoboy. Em apenas alguns cliques, você envia e assina documentos acessando de qualquer dispositivo, em qualquer lugar do mundo. Veja como é fácil:

Além da própria assinatura, o Portal de Assinaturas Certisign faz a guarda e gestão de todos os seus documentos eletrônicos de forma segura, armazenados por até 5 anos.

A transformação digital trazida pelo paperless, sem dúvidas, contribui para o desenvolvimento sustentável, proporcionando a redução de custos administrativos e a flexibilidade de processos internos. Além disso, com a adoção de arquivos digitais é possível contribuir para a reciclagem de papéis que não serão mais úteis e otimizar recursos importantes, como o capital humano que será direcionado para atividades mais estratégicas.

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