Perda de documentos, transtorno que pode ser evitado

Perder documentos é sempre uma dor de cabeça, seja por furto, roubo, assalto, esquecimento ou extravio. Não importa o motivo e muito menos se a pessoa é física ou jurídica: ela terá muito mais incômodo do que simplesmente tirar novas vias. Em resumo, esse episódio corresponde a perder a identidade, ou seja, a pessoa deixa de viver momentaneamente até que consiga recuperá-los.

Quando se trata de empresas, a estimativa da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos – ABGD é que as organizações perdem um documento a cada 12 segundos. Por isso, o sócio diretor da Attend Assessoria, Consultoria e Auditoria, Sandro Rodrigues recomenda todo o zelo com envio e recebimento de documentações. Para evitar quaisquer problemas, ele conta que seu escritório realiza protocolos com o máximo de detalhes possíveis sobre os papéis que circulam dentro e fora do ambiente de trabalho. “O objetivo é nos assegurarmos para evitar extravios. Como atualmente enviamos a maioria dos documentos de forma virtual, garantimos um controle de auditoria eletrônica”.

Reforçando este conceito, o contador e sócio-diretor da NTW Contabilidade, unidade Barro Preto, Antônio Fraga, lembra que a perda de documentos pode trazer vários transtornos, como multas e juros. E, dependendo do valor, pode comprometer a vida financeira de um escritório contábil. Outros impactos são Certidão Negativa de Débitos – CND positivas na falta de pagamento de impostos; apuração equivocada do valor do imposto se uma Nota Fiscal for extraviada; falhas na informação para realizar a contabilização; enfim, cada documento provoca um impacto diferente. “Uma das premissas da Contabilidade é justamente a confiabilidade e confidencialidade das informações”.

Para melhorar o fluxo de documentos no ambiente corporativo, bem como diminuir o espaço físico para a guarda de papéis, a Certisign desenvolveu a solução perfeita: o Portal de Assinaturas Certisign, por meio desta plataforma, você pode assinar qualquer tipo de documento eletrônico e com validade jurídica. Bastar ter um Certificado Digital ICP-Brasil e acesso à internet.

A ferramenta garante total controle sobre os documentos, com margem zero de extravio. Com ele somente as pessoas autorizadas irão manusear os papéis eletronicamente dentro e fora da empresa. Conheça um pouco mais no vídeo abaixo:

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