Por que usar a procuração eletrônica

Imagem: Certisign

A tecnologia está possibilitando ações que antes eram inimagináveis, promovendo economia e otimização do tempo. Basta pensar nas mudanças que ela tem feito nos meios de comunicação, nos instrumentos de trabalho e no comportamento social para perceber que o desenvolvimento tecnológico não para de crescer. Até mesmo itens que exigiam limitação física e autenticação presencial, hoje, são disponibilizados de forma online. Um grande exemplo disso é a procuração eletrônica, a versão digital do documento que dá permissão a outra pessoa agir em seu nome, tanto no caso de pessoa física quanto de pessoa jurídica.

Você sabe como funciona esse tipo de tecnologia? Conhece as vantagens do uso dela em documentos oficiais? Acompanhe o texto e entenda tudo sobre o assunto. Boa leitura!

Procuração Eletrônica

A procuração eletrônica funciona da mesma forma que a tradicional, no entanto, o terceiro ao qual a responsabilidade é delegada, também pode realizar transações virtuais fazendo o uso de recursos como a assinatura digital. Mas como isso funciona na prática?

Tecnicamente, trata-se de um documento eletrônico assinado digitalmente por um Certificado Digital. Este, por sua vez, deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pelo sistema de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). Com base na Medida Provisória nº 2.200-2/2001, é esse processo que garante a validade jurídica da procuração.

Validade jurídica da procuração eletrônica

É comum questionar como uma MP de 2001 pode estar ainda em vigor, pois o trâmite normal é que ela seja convertida em lei pelo Congresso Nacional no prazo de 60 dias prorrogáveis (sob pena de perda de eficácia).

A explicação se dá pelo fato da obrigatoriedade de conversão em lei ser determinada pela Emenda Constitucional nº 32/2001, que passou a valer a partir de 11/09/2001, já a MP foi editada 18 dias antes da EC, em 24/08/2001. Ou seja, a necessidade de conversão em lei não recai sobre ela.

Como funciona a procuração eletrônica?

Se antes era necessário que o requerente assinasse uma declaração de próprio punho, em seguida fizesse o reconhecimento de sua autenticidade em um serviço notarial e, depois, o enviasse por via postal — caso o outorgado estivesse em outro estado —, hoje, o documento é elaborado e validado de forma mais rápida e prática: online.

Com a procuração eletrônica, o encarregado se torna responsável legal dos processos do outorgante. Ele pode, por exemplo, utilizar serviços disponíveis no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), da Receita Federal do Brasil (RFB). Portanto, é muito importante especificar na procuração todos os poderes que serão concedidos.

Recursos do e-CAC

Situação fiscal do contribuinte;
Consulta de Certidões Negativas;
Comprovante de arrecadação;
Parcelamento de débitos;
Imposto de Renda;
Sistema de Leilão Eletrônico.

Segurança digital

Como a assinatura digital é um requisito básico para a procuração eletrônica, é preciso entender melhor como ela funciona. Afinal, a procuração só terá validade jurídica se a assinatura for legítima. Para isso, é necessário utilizar uma ferramenta tecnológica para garantir a integridade do conteúdo. No caso, é a criptografia.

O nome pode parecer estranho, mas ele está mais presente em nossas vidas do que nós imaginamos. No Whatsapp, por exemplo, antes de iniciar uma conversa com alguém, o aplicativo informa que o conteúdo está criptografado. Isto é, ele atesta que a conversa é privada.

Significa que existe um código para cifrar a escrita e torná-la secreta, de forma que ninguém — a não ser quem criou os códigos — tenha acesso a ela. Isso impede que pessoas não autorizadas tenham acesso ao conteúdo, impossibilitando que a mensagem seja vista ou violada por terceiros.

Já para consultar a integridade da assinatura digital, são utilizados certificados digitais e um sistema de criptografia assimétrica. Ele usa uma chave privada (tipo de senha) que embaralha as informações do documento eletrônico e uma chave pública que reorganiza esses mesmos dados. Ou seja, há uma comparação do conteúdo com o documento original a fim de atestar a autenticidade do item.

Dessa forma, o item não pode ser alterado, nem na forma, nem no conteúdo; uma pessoa não pode se passar por outra no meio digital e não é possível falsificar esses documentos. Em resumo, a segurança digital da procuração eletrônica está garantida.

Benefícios do uso da Procuração Eletrônica

Como a procuração opera exclusivamente no ambiente virtual, é possível reduzir burocracias, minimizar erros de criação, economizar tempo e dar mais segurança e celeridade ao processo. Ela pode ser realizada em qualquer lugar e hora, sem a necessidade de impressão do documento ou de reconhecimento de firma. Confira outras vantagens, mas antes, veja este vídeo rápido:

Documento armazenado em local seguro

Se um documento físico necessita de um espaço para o seu armazenamento, o digital também deve ter o seu: a nuvem. A diferença é que esse lugar é mais seguro e permite que o item seja replicado em caso de extravio ou dano. Também há mais rapidez na autenticação e remessa das procurações, pois é possível elaborar, assinar e remeter procurações pela internet a um outorgado mesmo que ele esteja em outra cidade ou estado.

Redução de custos

Você já parou para pensar no custo de uma procuração tradicional? Impressão de papel, guarda física, reconhecimento de firma, gestão de documentos, envio aos Correios, serviço de entrega, deslocamento ao posto da Receita Federal e muito mais. Na versão digital há redução de muitos desses gastos.

Acabam as barreiras físicas para assinatura do documento

Com a procuração eletrônica, não há mais necessidade de deslocamento das pessoas envolvidas no processo para um único lugar a fim de assinar o documento ou mesmo de ter que enviá-lo via postal. Vários procedimentos e transações passam a ser realizados de forma virtual, gerando mais economia e agilidade.

Como você viu, a procuração eletrônica é o meio mais confiável de transferir poderes a terceiros sem risco de fraudes. Além disso, com os avanços tecnológicos, ela se tornará cada vez mais necessária. Portanto, o quanto antes você aderir a essa tendência, mais agilidade e segurança você terá, seja na vida pessoal, seja na rotina administrativa de empresas ou órgãos públicos.

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