Receita anuncia, pela segunda vez, mudanças nas regras para assinatura da ECD

Na última semana, o Clube do Contador Certisign trouxe a notícia de que a Receita Federal tinha alterado as regras para a assinatura da ECD. Agora, voltamos a dizer: as regras para a assinatura digital da obrigação acessória mudaram. Sim, novamente há cerca de uma semana. E hoje dia 12 de maio, foi publicada uma nova versão do programa da Escrituração Contábil Digital – ECD.

A Receita explica que toda ECD deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um Contador/Contabilista e por um responsável pela assinatura da ECD. Para isso, o Contador/Contabilista deve utilizar um e-PF ou e-CPF para a assinatura da ECD. Vale lembrar que o responsável pela assinatura da ECD é determinado pelo próprio declarante, utilizando campo específico. Só pode haver a indicação de um responsável pela assinatura da ECD.

Sobre o novo Layout da ECD

A versão 4.0.3 da ECD vem com as seguintes alterações:
– Melhoria do desempenho do programa na aplicação de regras de validação.

– Correção do problema de inconsistência entre a tabela de municípios do IBGE e UF/Nire relativa ao estado do Mato Grosso do Sul (MS).

– Correção do erro de estrutura na importação de ECD sem o registro J930.

Observação: todas as ECD existentes, após a instalação da versão 4.0.3 do programa da ECD, terão que ser exportadas e importadas. Ainda que as ECD já tenham sido validadas e/ou assinadas, serão necessárias uma nova validação e assinatura.

Quem pode ser o responsável pela assinatura da ECD:

– Um e-PJ ou um e-CNPJ que coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras posições). Esta é a situação recomendada. As opções abaixo só devem ser utilizadas se essa situação se mostrar problemática do ponto de vista operacional (por exemplo, o declarante não tem e-PJ ou e-CNPJ e não consegue providenciar um em tempo hábil para a entrega da ECD).

– Um e-PJ ou um e-CNPJ que não coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras posições). Nesse caso o CNPJ será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.

– Um e-PF ou e-CPF. Nesse caso o CPF será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao representante legal ou ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
A assinatura do responsável pela assinatura da ECD nas condições anteriores (notadamente por representante legal ou procurador eletrônico perante a RFB) não exime a assinatura da ECD por todos aqueles obrigados à assinatura da Contabilidade do declarante por força do Contrato Social, seus aditivos e demais atos pertinentes, sob pena de tornar a Contabilidade formalmente inválida e mesmo inadequada para fins específicos, conforme as normas próprias e o critério de autoridades ou partes interessadas que demandam a Contabilidade.

– A assinatura por e-PJ ou e-CNPJ não é obrigatória, mas se realizada só pode ocorrer uma vez.

Foi criado um novo código de assinante na Tabela de Qualificação do Assinante – que é o 001 – signatário da ECD com e-CNPJ ou e-PJ. Esse código é utilizado exclusivamente pela assinatura e-PJ ou e-CNPJ.

A assinatura por e-PJ ou e-CNPJ pode ser aquela escolhida pelo declarante como o responsável pela assinatura da ECD, mas isso não é obrigatório.

Tipo de Certificado Digital na ECD

Todos os certificados assinantes de uma ECD podem ser do tipo A1 ou A3. Além da assinatura do responsável pela assinatura da ECD (pessoas física ou jurídica) e do certificado e-PF ou e-CPF do contador/contabilista, pode haver qualquer número de assinaturas.

A assinatura do responsável pela assinatura da ECD pode ter qualquer código de qualificação do assinante, com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920.

As ECD substitutas devem ter o Termo de Verificação para fins de Substituição da ECD assinado:

– Pelo próprio profissional contábil que assina a escrituração substituta (código de assinante 910), quando a substituição não gere alterações de lançamentos contábeis, saldos, ou demonstrações contábeis;

– Por dois profissionais contábeis (código de assinante 910), sendo um deles contador, quando a substituição gere alterações de lançamentos contábeis, saldos ou demonstrações não auditadas por auditor independente; e

– Por dois contadores, sendo um deles Auditor Independente (código de assinante 920), quando a substituição gere alterações de lançamentos contábeis, saldos ou demonstrações auditadas por auditor independente.

Uma ECD ORIGINAL deve ter, pelo menos, duas assinaturas:

– Uma do e-PF ou e-CPF correspondente ao profissional contábil (código de assinante 900); e

– Outra que deve ser indicada como responsável pela assinatura da ECD, podendo ser um e-PJ ou e-CNPJ (com código de assinante igual a 001, exclusivo de PJ) ou um e-PF ou e-CPF ligado a outro código de assinante qualquer (com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920).

Uma ECD Substituta que não gerou alterações de lançamentos contábeis, saldos ou demonstrações deve ter pelo menos três assinaturas. Duas são idênticas aos tipos das assinaturas de uma ECD original. A terceira deve ser a do profissional contábil que assina o Termo de Verificação para fins de Substituição da ECD (note que nesse caso o mesmo profissional contábil assina a ECD com o código de assinante 900 e o Termo com o código de assinante 910 ou 920, conforme o caso).

Uma ECD Substituta que gerou alterações de lançamentos contábeis, saldos ou demonstrações deve ter pelo menos quatro assinaturas. Duas são idênticas aos tipos das assinaturas de uma ECD original. As outras duas são de profissionais contábeis, pelo menos um deles contador, que assinam o Termo de Verificação para fins de Substituição da ECD (códigos de assinante 910 ou 920 – o código 920 deve ser utilizado no caso de auditoria independente).

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