Reduzindo custos com a Assinatura Digital

A internet e as novas tecnologias vêm mudando a forma como as empresas trabalham e fazem negócios. No universo contábil, a digitalização de documentos promove agilidade e segurança ao dia a dia. Por isso, a assinatura digital para contadores é tão importante. Trata-se de uma assinatura associada a um certificado digital, que comprova a autoria e a identidade do signatário, garantindo validade jurídica ao documento. Além disso, esse tipo de assinatura possui autenticidade, integridade e não-repúdio como características.

De maneira geral, a assinatura digital gera economia para as empresas, reduzindo custos com papel, cartório, envio e deslocamentos, entre outros. A administração contábil acompanhou a revolução digital e hoje trabalha, praticamente, como documentos digitais. O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é um exemplo do envolvimento da contabilidade com a fiscalização eletrônica.

Para contadores, a assinatura digital agrega valor ao negócio. Uma vez que poderão assinar documentos da rotina do escritório, além de oferecer aos seus clientes um processo de trabalho mais ágil e econômico como um diferencial, inclusive indicando o uso da assinatura digital para seus clientes.

Importante dizer que um mesmo certificado digital pode ser usado para o envio de obrigações fiscais e tributárias e para assinar documentos. Tudo isso com respaldo legal pela MP 2.200-02, que regulamenta essa modalidade de assinatura.

Considerando a relevância da assinatura digital para contadores, elaboramos este passo a passo sobre como fazer uma. Confira!

Obtenção do Certificado Digital

O primeiro passo para poder assinar documentos digitalmente é comparecer a uma Autoridade Certificadora para obter seu Certificado Digital. Com a emissão do certificado, é gerada uma identidade digital única para aquele usuário, garantida pela validação presencial dos documentos apresentados.

Existem diferentes tipos de certificados digitais, divididos em categorias. Por isso, é importante que o contador conheça os diversos modelos diferentes, para que possa escolher o mais adequado à realidade da empresa. O certificado tem validade entre 1 e 3 anos, podendo ser armazenado em tokens, cartões, computador ou no celular.

O certificado será usado para autenticar assinaturas no meio virtual, por meio de um Gerenciador de Transações Digitais. Tal qual a assinatura manual é autenticada por meio do reconhecimento de firma em cartório.

Plataforma de gerenciamento

Além de ser a maior especialista de Certificados Digitais na América Latina, a Certisign também oferece uma plataforma completa de assinaturas digitais. Com o conceito de Gerenciador de Transações Digitais, o Portal de Assinaturas oferece recursos que garantem a autenticidade e a integridade dos documentos, evitando que eles sejam adulterados ao longo do processo.

Além de cumprir os requisitos de segurança, garantindo confiança pública às assinaturas, o Portal provê garantias e ferramentas para controle, rastreamento e gestão. Dentre as quais, podemos citar: ambiente protegido, selo de segurança internacional, verificador de assinaturas, e-mail registrado e notificação de signatários.

Envio dos arquivos

Arquivos eletrônicos de qualquer formato, tais como planilhas e documentos — extensões xml, doc, pdf, zip e outras — podem ser submetidas para upload na plataforma. Trata-se de um processo simples, rápido e seguro.

Qualquer documento pode ser assinado digitalmente. Como exemplos, podemos destacar: contratos, declarações, recibos, procurações, propostas, declaração de IR, livros contábeis, balancetes financeiros, além de outras obrigações fiscais e tributárias.

Indicação dos signatários

Após o upload dos arquivos, o usuário poderá indicar quem são as pessoas que deverão assinar aquele documento. Lembrando que um mesmo documento pode receber assinatura eletrônica e digital, além de poder ser assinado por diversas pessoas.

Mediante um cadastro com os dados de cada signatário, é enviado um e-mail para todos com um link para a assinatura do arquivo em questão. Ao usuário que acompanha o processo, são enviadas notificações a cada assinatura realizada, de acordo com o fluxo de assinaturas estabelecido previamente.

Assinatura do documento

A assinatura digital é criada a partir do Certificado Digital ICP-Brasil, atendendo às normas estabelecidas na medida provisória ICP-Brasil 2.200-02/2001. A ela, é adicionado um carimbo do tempo, que atesta o dia e a hora em que foi realizada a assinatura.

Após a realização de todas as assinaturas, é emitido um arquivo manifesto, uma cópia do original que fica armazenada e pode ser localizada por meio de um código de barras ou QRCode, enviado por e-mail.

Além disso, ao Portal oferece a opção para assinatura em lote, no caso de a empresa ter necessidade de assinar um grande volume de documentos por vez.

Gestão e controle

Após a coleta das assinaturas, é seguido o processo, seja para envio do documento aos demais envolvidos ou para armazenamento. O Portal de Assinaturas armazena o documento por até 5 anos.  Vale ressaltar que por meio de uma interface própria, o usuário pode gerenciar a assinatura de seus documentos na plataforma. É possível gerar relatórios, acompanhar o status de um documento, sua posição no fluxo de assinaturas e enviar lembretes e notificações, por exemplo.

Como vimos, no universo contábil, o uso da assinatura digital é mais que uma vantagem. Diante da implementação do SPED, a necessidade de automação dos processos internos é iminente, já que diversas declarações e obrigações tiveram seus formatos físicos abolidos, eliminando a rotina de papel e caneta.

Documentos, como os livros contábeis, passaram a ser assinados e transmitidos em ambiente virtual, otimizando tempo e reduzindo a burocracia. Graças à atribuição de validade jurídica e segurança digital aos documentos assinados eletronicamente, o envio e o reconhecimento de firma são viabilizados pelo computador, tablet ou celular — a qualquer tempo e de qualquer lugar.

Sendo assim, a assinatura digital para contadores torna-se um diferencial para escritórios que desejam oferecer um processo inovador para seus clientes, que receberão seus documentos assinados com muito mais segurança e agilidade.

Gostou do nosso conteúdo explicando o passo a passo da assinatura digital para contadores? Agora que você já sabe quais as principais vantagens e como fazer uma, não perca tempo e faça um teste gratuito no Portal de Assinaturas Certisign.

Fonte: Blog Portal de Assinaturas