Diante do crescente uso da tecnologia, realizar tarefas com mais agilidade e assertividade se tornou uma necessidade em negócios de todos os portes e ramos. Afinal, quem não se adapta acaba perdendo espaço e, consequentemente, clientes.
Uma das mudanças mais aceitas é o uso do Certificado Digital, uma espécie de assinatura digital que garante ao comprador e ao Fisco a veracidade dos dados fornecidos. Obrigatório em algumas áreas, o documento auxilia no fluxo de documentos e no armazenamento de notas essenciais para a área fiscal de sua empresa e para a tributação municipal, estadual e federal.
No entanto, sabemos que muitos donos de negócios ainda têm certo receio em realizar a troca da assinatura manuscrita pela virtual. Por isso, neste artigo mostraremos tudo o que é preciso saber sobre a Assinatura Digital e Eletrônica.
O que é a Assinatura Digital e Eletrônica?
O que é Assinatura Digital?
A Assinatura Digital nada mais é do que uma técnica que confere segurança, veracidade e integridade para os documentos eletrônicos que emite. Ela usa de tecnologia para manter seus dados sigilosos e garantir que apenas a pessoa a quem o documento foi destinado receberá seu conteúdo.
Utilizada para formalizar transações eletrônicas, a Assinatura Digital é essencial em processos com maior risco ou valor financeiro e só pode ser usada a partir do Certificado Digital ICP-Brasil. Ela possui o mesmo valor que a assinatura jurídica de seu titular (na maioria das vezes o dono da empresa) e tem garantia de uso pela legislação brasileira.
Como já dissemos quem utiliza a Assinatura Digital necessita de um Certificado Digital e-CPF ou e-CNPJ e sempre que o documento tiver a assinatura empresarial é necessário que seja advinda de todos os certificados dos representantes legais do negócio, ou seja, os sócios que tem o nome no contrato social.
Assinatura com blockchains públicos
Empresas que sentem a necessidade de documentos duplamente seguros podem contar com a Assinatura Digital com registro em blockchains públicos. Ela recebe marcações que garantem sua autenticidade, tendo, portanto manifesto de registro no blockchain e um link que dá acesso ao arquivo.
A dupla autenticidade vem da assinatura ICP-Brasil e do blockchain e permite que o título assinado não seja alterado depois de sua validação.
Assinatura Eletrônica
A Assinatura Eletrônica é um documento gerado a partir da assinatura manuscrita, ou seja, quando se capta a assinatura na tela de um tablet, computador ou celular. Ela pode ser usada como eficácia probatória e para isso usa do colhimento e evidências como imagem, geolocalização ou voz para garantir sua autenticidade.
Com as novas tecnologias e especialmente com o uso cada vez maior do Certificado Digital, essa assinatura costuma ser usada apenas em contratos e acordos que não envolvam altos riscos financeiros, como contratos de serviço, propostas e aceita de acordos.
Os benefícios da Assinatura Digital e Eletrônica
Antes mesmo de falarmos sobre os benefícios é preciso esclarecer um ponto: a Assinatura Eletrônica não possui valor jurídico e por isso não deve ser usada em acordos que envolvem altos gastos. Ela é válida legalmente, por isso ainda é usada por muitas empresas.
Dito isso, é preciso dizer que as duas modalidades de assinatura permitem que a empresa tenha redução de custos de impressão e armazenamento, já que tudo é realizado digitalmente e armazenado na nuvem ou em servidores próprios. Com isso, é possível ter uma redução de 85% do tempo gatos em tarefas manuais, além de contar com o uso da tecnologia para tornar o seu negócio mais ágil.
A Certisign possui uma solução própria para quem precisa armazenar Assinaturas Digitais ou Eletrônicas, o Portal de assinaturas. A ferramenta pode ser acessada diretamente pelo site ou integrado ao seu sistema de gestão. Com ela é possível criar regras para a assinatura, acompanhar todas as etapas e gerar notificações encaminhadas a todos os envolvidos no fluxo.
Entre os documentos que podem ser assinados com a ajuda do portal estão procurações, propostas, processos judiciais e administrativos, contratos com clientes e fornecedores, contratos entre instituições financeiras, laudos laboratoriais e documentos cartorários.
Agora que você já conhece a diferença entre Assinatura Digital e Eletrônica e seus benefícios, cadastre-se em nossa newsletter e saiba tudo sobre outros benefícios do Certificado Digital.
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