Como Centros de Serviços Compartilhados podem migrar processos físicos para o digital?

É uma tendência à automatização e digitalização dos processos dos Centros de Serviços Compartilhados (CSC) por meio das Assinaturas Digital e Eletrônica. Os motivos? Os benefícios: redução de custos, celeridade nos processos e a introdução (ou reforço) de uma cultura organizacional paperless e sustentável.

Todas as áreas de uma empresa que execute suas atividades baseadas em CSC podem usufruir das vantagens de realizar os processos no meio digital, seja Financeira, Contabilidade, RH, TI, Jurídico, Facilities ou Logística. Isso porque todos os departamentos de uma companhia, em algum momento, formalizam documentos ou realizam aprovações. Neste contexto, o tipo de assinatura a ser escolhida, digital ou eletrônica, varia de acordo com o risco da transação.

Assinatura Digital ou Eletrônica nos Centros de Serviços

CSC no Recursos Humanos

A área de Recursos Humanos pode inserir o processo digital em diversos trâmites, especialmente nos de assinatura de folhas de ponto, recibos de férias e contratos de admissão. Desta forma, economizam-se milhares de folhas de papel, tempo e espaço físico, além de tornar o processo muito mais organizado para os colaboradores que administram estes fluxos e documentos. Imagina receber por e-mail ou via sistema à folha de ponto assinada por todos os colaboradores da sua empresa que estão espalhados por todo o Brasil? Isso é possível.

Serviços Compartilhados em Compras/Suprimentos

Assinar contratos com fornecedores no meio físico pode ser algo demorado e caro, pois envolve os custos do papel, da impressão e do transporte do documento. Sem contar o espaço físico para o armazenamento e, também, do tempo dispensado para a tramitação e coleta das assinaturas. Com a Assinatura Digital ou Eletrônica, tudo isso pode ser resolvido em poucos segundos, com apenas alguns cliques. Agilizar esta etapa do processo, faz com que não somente a parte burocrática seja resolvida com mais celeridade, mas permite que os serviços ou os itens adquiridos comecem ou cheguem mais rapidamente, ainda mais quando estamos falando de fornecedores que estão em outras cidades ou estados. O processo eletrônico encurta distâncias e elimina fronteiras. Bastam alguns cliques e pronto!

Serviços Compartilhados no Jurídico

O departamento jurídico das empresas também lidam com grande volume de contratos e demais documentos que exigem a assinatura do responsável, demandando tempo da equipe envolvida no fluxo e do signatário e também recursos para a impressão, tramitação e armazenamento do acervo criado a partir das documentações. Assinando digitalmente ou eletronicamente, o processo fica muito mais simples e menos custoso.

A Rede Leroy Merlin, por exemplo, migrou o processo de assinatura das procurações, notificações e dos substabelecimentos para o digital. Agora, esses documentos são formalizados por meio do uso de Certificado Digital armazenado no dispositivo móvel dos signatários, que ganharam mobilidade e mais agilidade em suas rotinas.

Vamos aos números?

Com a adoção da Assinatura Digital, a Leroy Merlin reduziu em 87% os custos relacionados à compra de papel, impressão, autenticação, transporte etc. Outro ganho foi na agilidade: o processo de assinatura destes documentos passou de 15 dias para dois, em média. Em alguns casos, os documentos são assinados instantaneamente, assim que o responsável recebe a notificação.

Implementação do centro de serviços compartilhados

Adotar a Assinatura Digital e Eletrônica na rotina do Centro de Serviços Compartilhados da sua empresa é simples. Por meio de uma Application Programming Interface (API) as tecnologias podem ser integradas em sistemas novos ou legados. Ou ainda a Certisign pode desenvolver um Portal de Assinaturas customizado de acordo com as regras de negócio da sua companhia.

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